Es difícil encontrar un sistema de gestión empresarial ERP estándar que dé respuesta a los principales requerimientos funcionales del sector agroalimentario, ya que la mayor parte de las multinacionales que desarrollan software de gestión empresarial, no disponen de una funcionalidad concreta para resolver todas las particularidades del sector.
Si analizamos la cadena agroalimentaria desde una perspectiva general, podemos resaltar que sus procesos están sujetos a multitud de variantes que no suelen darse en otros sectores, como las caducidades, la trazabilidad, el control de los envases o los controles de calidad son solo algunos de los aspectos cruciales que el sistema tiene que ser capaz de controlar a la perfección.
Actualmente, los ERP Agroalimentarios, ya no solo deben de ser capaces de resolver todas las particularidades propias del sector, sino que deben de estar preparados para dar soporte a la digitalización de los procesos en todas las fases de la cadena de producción, transformación y distribución de alimentos. La necesidad de disponer de una trazabilidad en tiempo real y la seguridad de los productos alimentarios son aspectos fundamentales, así como reducir costes, recursos y tiempos para ganar en eficiencia y competitividad. O lo que es lo mismo, queremos producir más, al menor coste posible, con total seguridad y transparencia.
Todo esto hace que, para que un ERP agroalimentario pueda sea efectivo, este debe haber sido diseñado de forma específica para sus funciones y partiendo de un conocimiento específico del sector, y de sus distintos agentes.
Es por todo esto que queremos analizar las diferentes características que diferencian a un buen software de gestión agroalimentaria.
¿Qué es un software de gestión o ERP para el sector agroalimentario?
Un software de gestión empresarial ERP, es un sistema informático compuesto por una serie de funcionalidad que da respuesta a todas las tareas administrativas de una empresa y simplifica los procesos operativos, productivos y burocráticos de una empresa. Adicionalmente, en el sector agroalimentario el sistema debe proporcionar, además de los módulos estándares transversales que ofrece cualquier ERP (compras, ventas, finanzas etc.), unos módulos específicos para la gestión eficiente de la producción en campo (punto de partida de la trazabilidad), la transformación y la logística, de una forma plenamente integrada y con una perspectiva de cadena para poder controlar la trazabilidad hacia delante y hacia atrás en todo momento.
¿Para qué sirve?
Un programa de gestión empresarial aporta una serie de beneficios empresariales, tanto en el ahorro de costes, como en los tiempos y en las acciones. Entre las principales ventajas que aportan destacan:
- Aumento de la productividad: Un software de gestión minimiza los errores de gestión ya que disminuye el trabajo manual con lo que incide de forma directa en la reducción de los costes. Además, simplifica la introducción en nuevos mercados porque permite adaptar la empresa ante los nuevos escenarios, estrategias y operaciones.
- Flexibilidad: una de las características más valoradas en un sistema de gestión agroalimentaria es su capacidad para adaptarse a los distintos cambios que se producen constantemente en torno a los requerimientos del sector.
- Disminuye los tiempos de respuesta: Todos los datos en el software de gestión se encuentran centralizados en una única base de datos con lo que mejora la disponibilidad de los mismo ante cualquier necesidad o consulta en tiempo real.
- Integraciones con terceros: La integración controlada con proveedores, distribuidores y clientes permite disminuir los tiempos de gestión administrativa y minimizar los errores de gestión.
- Predicciones: Un programa de gestión permite mejorar la toma de decisiones, sobre todo aquellas que tomen relevancia en el futuro de la organización, permitiendo simular la situación y en consecuencia, la calidad del resultado final.
El proceso de producción en el sector agroalimentario
Cada empresa productora tiene requisitos propios para el ERP, se puede afirmar, que en este sector no hay dos empresas iguales. Sin embargo, muchos empresarios coinciden en que la planificación de la producción es uno de los aspectos claves del sector. Es imprescindible conocer en todo momento qué debe hacerse y a través de qué máquinas o ruta, los materiales y la mano de obra necesaria, y los tiempos de trabajo de cada operación.
Además de los requisitos generales de la producción, las empresas productoras de alimentos, tienen algunos requisitos específicos para el ERP que urgen debido a los crecientes criterios de calidad que las empresas tienen que cumplir. Además, ninguna empresa del sector quiere correr ningún riesgo evitando la gestión de este tipo de exigencia normativas debido a las elevadas cuantías de las sanciones a las que se exponen en caso de infracción. A nivel general, los siguientes aspectos son esenciales para garantizar la calidad de muchos procesos productivos agroalimentarios:
- Los análisis de laboratorio.
- Controles de calidad.
- La gestión de listas de materiales y los números de lote.
En una empresa de producción se llevan a cabo muchas medidas de calidad. A través de los procedimientos establecidos en el ERP, la empresa se asegura de que no se omitan las pruebas periódicas. Además, los resultados de la prueba también se guardan inmediatamente de forma central. De esta manera, un ingrediente que no cumple con los requisitos de calidad se excluye inmediatamente y se realiza un nuevo pedido.
Finalmente, también la gestión de listas de materiales y lotes está ligada a la gestión de la calidad (quality management). En primer lugar, esto significa que las recetas se deben seguir de cerca. Una conexión con básculas industriales puede, por ejemplo, hacer que no haya variación en la cantidad de azúcar en las galletas. En segundo lugar, un módulo de recetas también se encarga de que se mejore cada vez más la composición de los productos alimenticios. Las recetas se pueden cambiar en base a los comentarios de los clientes o los estudios de mercado de la empresa.
Empresas que comercian con alimentos
En base a los requerimientos de ERP de las empresas que comercializan con los productos alimenticios son parecidos a los de otras empresas de comercio. Por supuesto, la industria alimentaria también tiene que encargarse de la gestión de compras, ventas e inventario, sin embargo en las empresas que son únicamente comercializadoras agroalimentarias, las siguientes funcionalidades son cruciales:
- La trazabilidad.
- La gestión de información del producto.
- El almacenamiento.
- La expedición.
Control de seguimiento y rastreo para evitar retiradas
La industria de la comida y la bebida tiene cada vez más problemas relacionados con la seguridad del alimento o la legislación, porque a pesar de todos los controles de calidad durante el proceso de producción y comercialización, todavía hay que retirar algún artículo del mercado por problemas de calidad o reclamaciones del cliente. Para minimizar la pérdida de ingresos, es importante que estas acciones de retirada se realicen de la manera más eficiente posible, para ello, es importante que el software de gestión empresarial permita el registro, la clasificación y la valoración de cada una de ellas.
Un aspecto importante en la recogida de productos es el rastreo de la trazabilidad. Un comerciante suministra, a menudo, a diferentes minoristas y, por lo tanto, necesita saber qué clientes compraron el producto en cuestión. Si los productos aún están de camino, hay que hacerse cargo de que el producto no se entregue. Gracias a los códigos de barras o las etiquetas SSCC, el ERP Agroalimentario se mantiene al tanto de la localización actual de un cierto lote. De esta forma, la retirada se puede realizar eficazmente y rápido.
Aparte de la retirada del producto (product recall), también se deben realizar ajustes sobre el método de producción del artículo de alimentación. Por lo tanto, la trazabilidad de los ingredientes, los procesos y las actividades de procesamiento son muy importantes. Al volver al ciclo de producción de un producto, se puede determinar dónde reside el problema. Por ejemplo, con esta comprobación se puede evitar que se use un pesticida nocivo en el futuro.
Una retirada de un producto del mercado, siempre implica una pérdida de ingresos, pero la trazabilidad proporciona la posibilidad de reducir la retirada de otros productos. Por ejemplo, en el caso de la crisis del fipronil: las empresas de procesamiento de alimentos que pudieron rastrear de dónde procedían sus huevos comprados y con qué productos se trataron las gallinas, fueron capaces de destruir inmediatamente aquellos que estaban infectados. Sin esta trazabilidad, los huevos contaminados se habrían utilizado para hacer pasteles y otras recetas, y, finalmente tendrían que ser retirados más tarde. Eso hubiera costado mucho más dinero que la destrucción inmediata de los huevos infectados.
Por lo tanto, un módulo de seguimiento y rastreo puede encargarse de que una acción de retirada siga siendo posible. Sin embargo, es más importante saber que el funcionamiento del módulo se basa principalmente en la cooperación dentro de toda la cadena: desde el productor al minorista.
Transparencia para cumplir con los requisitos del cliente
Además de la trazabilidad y el rastreo, la transparencia hacia el cliente también es muy importante en la industria alimentaria. Los clientes requieren cada vez una mayor sinceridad sobre los ingredientes, los procesos de procesamiento de los alimentos que se encuentran en las tiendas y el origen de los mismos. Cada vez más requisitos de los clientes se convierten en legislación real. Por tanto, para la mayoría de las empresas es obligatorio indicar la fecha de caducidad, pero también el total de calorías que hay en una porción o qué alérgenos puede contener. Al expresar las especificaciones del producto, las empresas de producción y comercialización pueden protegerse contra cualquier queja ocasional de los clientes.
Las especificaciones del producto se les comenta al cliente a través de etiquetas. Las empresas de producción que empaquetan o los comerciales que empaquetan los alimentos comprados, deben tener en el ERP un módulo de producción de etiquetas. Por supuesto, la información compleja del producto debe convertirse desde el momento de la producción en una etiqueta claramente legible para el cliente final.