Digitalización de la información
Digitaliza la información y reduce los tiempos de trabajo. A medida que su empresa evoluciona, resulta imprescindible disponer de una base sólida de información que permita automatizar procedimientos de trabajo que no aporten valor a la organización.
En un entorno digital como en el que nos encontramos, es importante tomar las decisiones empresariales más acertadas en el momento preciso y con un acceso a la información en tiempo real. Además, para aumentar la productividad, es necesario automatizar los procesos empresariales.
Existen diferentes “síntomas” empresariales que aproximan a las empresas a inicial un proceso de digitalización, como el crecimiento o la internacionalización. Si su empresa está creciendo rápidamente, o se encuentra en un proceso de expansión y sus necesidades han sobrepasado las capacidades de su equipo actual, la empresa puede decidir entre contratar a nuevo personal o iniciar un proceso de digitalización para lo que es necesario apoyarse en un software empresarial que le facilite el trabajo, como es el caso de SAP Business One.
La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas de reconocimiento de texto, convertir un documento en formato pdf a un fichero de texto procesable por un sistema de gestión empresarial, en este caso, por SAP Business One.
La versión hortofrutícola de SAP Business One, SAP Fruit One, dispone de un sistema de digitalización de facturas de proveedor mediante la extracción de metadatos a nivel de cabecera, cuya información es procesada en SAP Business One y que genera de forma automática los documentos correspondientes. En resumen, la solución se compone de un proceso de extracción de la información y un segundo proceso de automatización en SAP Business One para procesar la información extraída y generar los objetos correspondientes.
El sistema de extracción utilizado por Fruit One garantiza como mínimo entre el 80% 90% de las facturas mensuales recibidas en cada organización.
Las ventajas de utilizar un sistema de digitalización documental en el sector agroalimentario son las siguientes:
- Ahorro de espacio al evitar el almacenamiento físico.
- Aumenta la protección de los datos.
- Se minimiza el tiempo de búsqueda y consulta de datos.
- Se mejora de la productividad de la empresa al disminuirse el tiempo necesario para la introducción de la información en el sistema.
- Mejora la responsabilidad social corporativa de la organización mostrar el compromiso de la empresa con el medio ambiente.
- Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos.