UNEXPORT instala el addon de gestión documental para SAP Business One.
La empresa murciana de comercialización de productos agroalimentarios UNEXPORT, ha finalizado la implantación de un sistema de gestión documental de ARTERO CONSULTORES a través del cual han conseguido digitalizar el 95% del volumen de todas las facturas recibidas, tanto en formato papel como en pdf.
Con un volumen de entre 1.500 y 2.000 facturas mensuales recibidas, la empresa natural de La Hora (Murcia) decidió implantar una solución de gestión documental para SAP Business One que le permitiera simplificar el proceso de introducción de las facturas de proveedor recibidas en el sistema.
Para ello, ARTERO CONSULTORES dispone de un Addon de SAP Business One que permite recoger cualquier dato procedente de un documento en papel o de un pdf. En el caso de Unexport, para poder automatizar la contabilización del gran volumen de facturas de proveedor recibidas diariamente, UNEXPORT ha diferenciado dos vías de recepción de documentación:
- Las facturas recibidas en formato pdf. Vinculando el addon de SAP Business One a una cuenta de correo destinada para tal efecto, las facturas recibidas son procesadas por un extractor de datos que genera de forma automática una factura en SAP en formato borrador. El extractor captura los datos de cabecera de la factura y el importe total. En caso de que el importe coincida con el registrado en el albarán o pedido de SAP Business One, el addon vincula cada factura con su pedido a proveedor o albarán de entrada.
- Las facturas recibidas en papel. Las facturas recibidas en papel son escaneadas de forma masiva y mediante un extractor de metadatos, se capturan los datos de cabecera de cada modelo de factura y el importe total. A partir de aquí el proceso es exactamente igual que en el caso de que sean recibidas en formato pdf, es decir, que el sistema genera un borrador de factura que vincula con el pedido o albarán de entrega registrado en el sistema.
El addon de SAP Business One casa todos los borradores de factura con los pedidos registrados en el sistema y permite vincular manualmente las facturas con las líneas abiertas de los pedidos que no se han cruzado de forma automática. Una vez casado y verificados el sistema graba de forma definitiva todas las facturas recibidas y hace los apuntes contables correspondientes.
Esta solución ha permitido a UNEXPORT un importante ahorro en costes al reducir de forma considerable el tiempo dedicado a la contabilización y cotejo de las facturas en el departamento de financiero de la empresa.
ARTERO CONSULTORES es un partner de SAP Business One especializado en ofrecer soluciones personalizadas al cliente. Disponemos clientes en todo el ambito nacional ( Valencia, Castelló, Alicante, Murcia, Cataluña, Madrid, Bilbao, A coruña etc.) y estamos especializados en empresas productivas, en empresas con complejos procesos logísiticos y en el exigente sector agroalimentario.
