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El addon de digitalización documental en SAP Business One

ARTERO CONSULTORES. Departamento de comunicación |

La digitalización de documentos es uno de los procesos con un menor periodo de retorno de la inversión dentro de las herramientas que ofrece el mercado cuando una empresa inicia el proceso de transformación digital. Tras la primera etapa de implantación del ERP, la utilización de un sistema de extracción de datos y la automatización del correspondiente procesado de estos, es una herramienta que supone un mayor ahorro de costes disminuyendo de forma sustancial la carga administrativa de una organización.

Por este motivo, desde ARTERO CONSULTORES lanzamos al mercado un Addon de digitalización documental de SAP Business One a través del cual los usuarios de SAP Business One pueden extraer los datos de las facturas de proveedores, verificar la autenticidad de los importes de las facturas con respecto a los albaranes o pedidos realizados y automatizar el proceso de contabilización de estas, dejando adjunto el documento físico original a la factura creada de forma automática.

Existen distintos estudios que determinan que el coste de contabilizar manualmente una factura de proveedor en un sistema de gestión empresarial oscila entre 3 y 3,5 euros por factura dependiendo del coste medio empleado en cada empresa. La utilización de un software de extracción y contabilización automática de facturas hace que este coste se vea disminuido hasta los 0,60 € por factura, lo que supone una reducción de entre 2,40 y 2,90 euros por documento procesado.

Otro dato importante que se debe tener en cuenta para calcular el retorno de la inversión a la hora de valorar la implementación de este tipo de sistemas de digitalización es la cantidad de modelos de facturas que pueden ser digitalizados, ya que siempre existen facturas procedentes de negocios locales o de pequeños proveedores internacionales donde resulta complicada la extracción de los datos del documento de factura. Desde ARTERO CONSULTORES y en base a los proyectos realizados hasta la fecha, se garantiza que el Addon de digitalización documental permite el procesado de forma satisfactoria cerca del 90% de los documentos recibidos mensualmente.

 

Funcionamiento del Addon de digitalización de SAP Business One para la contabilización de facturas de proveedor.

El Addon de digitalización documental para SAP Business One distribuido por ARTERO CONSULTORES utiliza la herramienta Cloud de Irene Solutions para extraer los metadatos necesarios de las facturas de proveedor. Estos metadatos permiten etiquetar los documentos para una clasificación inicial, y posteriormente son utilizados para la generación de documentos preliminares o borradores de factura. Junto al documento de borrador, el sistema deja adjunto en forma de anexo el documento original pdf de factura recibido.

El punto de partida de la Addon es la recepción de las facturas. Como ocurre habitualmente en España, la mayoría de las facturas de los proveedores recibidas mensualmente están en formato papel, sin embargo cerca de un 20% de los documentos se siguen recibiendo en formato papel. En caso de que las facturas sean recibidas en soporte electrónico (pdf), se recomienda la utilización de una cuenta de correo electrónico (por ejemplo facturas@miempresa.com) donde los proveedores envíen los correos con las facturas adjuntas a esa dirección. Si por el contrario, las facturas son recibidas en formato papel, las facturas deberán ser escaneadas y depositadas en una carpeta del servidor destinado para tal efecto.

Una vez recibidos los correos de los proveedores con las facturas adjuntas, el sistema dispone de un conector POP3 preparado para la descarga del correo. Se descargan los mensajes de correo y se extraen los anexos en formato pdf, para incorporarlos al flujo de trabajo como facturas recibidas. En caso de que se utilice un escáner para el procesado de la factura, el sistema dispone de un componente de escaneo TWAIN que permite obtener el documento en formato pdf.

Cuando se disponen de los documentos en formato pdf ya sean obtenidos desde la descarga del correo electrónico o desde un proceso de escaneado manual, la herramienta dispone de una API extracción de metadatos para la obtención de los metadatos de factura que se consigue a través de la conexión con el servicio de cloud de Irene Solutions.

 

¿Cómo funciona el proceso de validación de la información y la contabilización automática de SAP Business One?

El Addon de SAP Business One será el encargado de procesar los datos extraídos mediante la herramienta cloud de Irene Solutions.

El menú del Addon de digitalización consta de tres submenús:

  • Configuración: en el que se encuentran las opciones de configuración del sistema.
  • Monitor de documentos: mediante el cual se incorporan documentos y se gestionan las distintas operaciones que se pueden realizar sobre los mismos.
  • Ayuda Web: que consiste en un enlace al sitio de ayuda del producto.

 

Desde el menú de configuración de SAP Business One se define la conexión con el servicio de extracción de metadatos y la configuración de la cuenta de correo electrónico que servirá de buzón de entrada para las facturas. Ver video de configuración de la cuenta de correo.

El Monitor de Documentos permite incorporar documentos a SAP Business One, actualizar los metadatos asociados a los mismos mediante la conexión al servicio de extracción y realizar el registro de las facturas de compra como borradores. Desde la incorporación de los documentos en el sistema, esto pasan por tres estados: ‘P’ en proceso, ‘E’ con metadatos pendientes de contabilizar, ‘C’ borrador creado.

  • Mediante el botón ‘Anexar’ el sistema permite incorporar los archivos originales de las facturas recibidas en pdf a SAP Business One y mediante la selección múltiple, la incorporación puede hacerse de forma masiva. Ver vídeo de funcionamiento.
  • Mediante el botón ‘Escanear’ el sistema permite incorporar al sistema las facturas recibidas en papel. Al pulsar el botón escanear, se abre el formulario de escaneo, el cual permitirá convertir en archivos pdf las facturas recibidas por correo postal. Ver video de funcionamiento
  • El botón ‘Recibir’ sirve para ejecutar la descarga de los archivos de factura en pdf recibidos en el buzón de correo electrónico configurado en el sistema. Al pulsar este botón el software ejecuta las descargas de los correos electrónicos, y extrae los documentos pdf anexos.
  • Por último, mediante la opción de ‘Actualizar’ el sistema conecta con el servicio de extracción, actualiza los metadatos asociados a los archivos pdf y genera los borradores de factura. Ver vídeo de funcionamiento.

 

¿Qué reglas de comprobación de datos utiliza el sistema para verificar la información recibida?

Para la creación del borrador de factura el sistema sigue la siguiente jerarquía de ejecución de reglas:

  • Contabilización por albaranes: Se busca la coincidencia de los números de albarán en factura con los albaranes introducidos en el sistema. Si se encuentran los albaranes y los importes están dentro de la tolerancia parametrizada, se procede a la contabilización.
  • Contabilización por pedidos: Se busca la coincidencia de los números de pedido en factura con los introducidos en el sistema. Si se encuentran los pedidos y los importes están dentro de la tolerancia parametrizada, se procede a la contabilización. Ver vídeo de ejemplo.
  • Contabilización por imputación directacon datos de mapa de conceptos: Se registra un borrador de factura con imputación directa en finanzas ( o factura de ‘servicios’) con los datos asociados al concepto proporcionado en los metadatos. A este concepto se asocia una cuenta contable, un indicador de impuesto y un centro de coste determinado. Por ejemplo, en las facturas de energía eléctrica y de gas, se incluye el CUPS (código de punto único de suministro) en el bloque de datos de líneas de factura. Podemos utilizar este concepto para enlazarlo con una cuenta contable determinada y a un centro de coste determinado de SAP Business One. Ver vídeo de ejemplo.
  • Contabilización por imputación directa con datos generales acreedor: Se registra un borrador de factura con imputación directa en finanzas (o factura de ‘servicios’) con la cuenta contable parametrizada en la regla contable del acreedor, utilizando el mapeo de tipos impositivos con indicadores de impuesto informado en la regla contable.
  • Contabilización con datos de cabecera: Si el resto de los procedimientos fallan, el sistema genera un borrador de factura con los datos de cabecera y el anexo al PDF asociado.

 

Si desea solicitar un presupuesto puede ponerse en contacto con nosotros a través del formulario de la webo a través de la dirección info@arteroconsultores.com.

 

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