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Digitalización documental en tu empresa: pasos a seguir

digitalizacion documental

Todavía existen empresas que piensan que la digitalización documental en su negocio es un proceso costoso y a la que solo las grandes empresas tienen acceso. Pero, en realidad, la digitalización puede ser muy simple y accesible para cualquier pequeña y mediana empresa.

Digitalizar una empresa consiste en migrar los procesos que suelen hacerse en un soporte físico a un soporte virtual. Es decir, muchas de las tareas y documentos que almacenas en tu empresa. Si bien es cierto que no todas las tareas podrán pasar a soporte digital, seguro que más de la mitad pueden abandonar el formato físico tradicional.

Desde Artero Consultores queremos contarte las ventajas de la digitalización documental en tu empresa y los pasos a seguir.

Ventajas de la digitalización documental

La migración de documentos al soporte digital está a la orden del día, y es que cada vez hay más y más procesos que se llevan a cabo de esta manera, pero, ¿alguna vez te habían explicado las ventajas que supone?

Ahorro de tiempo y dinero

Toda empresa tiene almacenados una gran cantidad de documentos que deberá consultar en el futuro. Si todavía se utiliza el papel para archivar, el tiempo que destinas a esta tarea es mucho mayor, puesto que en formato digital basta unos pocos clics para encontrarlo. De este modo, la respuesta a los clientes es mucho más rápida. Además, estrás ahorrando los costes de mantenimiento del almacén, de los archivadores y del mantenimiento de los documentos.

Seguridad

Con las nuevas herramientas como las claves de acceso y las huellas digitales todos los documentos estarán mucho más protegidos y accesibles desde el móvil. La posibilidad de robo o pérdida de información se reduce notablemente.

Os recomendamos que, además, tengáis la documentación más relevante en la nube y en varios soportes como el servidor o discos duros externos. Así, en caso de que falle alguno de esos métodos, podréis recurrir a otras fuentes. Y, por supuesto, no os olvidéis de realizar copias de seguridad con asiduidad para evitar pérdidas notables.

A favor de la sostenibilidad

Cada día son más las empresas que apuestan por el formato electrónico para aportar su grano de arena a un planeta mucho más sostenible. A la vez que frenas el gasto de centenares de kilos de papel al año, ahorras en tintas y fotocopias. Así que ya sabes, si no es necesario, evita imprimir documentos.

Pasos a seguir

Si hablamos de digitalizar toda la documentación de un negocio, al principio puede parecer abrumador. No obstante, siguiendo estos pasos es mucho más sencillo:

Recopilar los documentos a digitalizar

El paso que más tiempo suele llevar es la selección de los documentos a digitalizar y la eliminación de elementos innecesarios para esta tarea (carpetas, clips, archivadores etc). Esto también te servirá para hacer limpieza de todos aquellos documentos que ya no son útiles para tu negocio. Es probable que los documentos a digitalizar provengan de varias partes de la empresa por lo que sería recomendable contar con la colaboración de varios sectores.

Pasar la documentación por el escáner

Se puede hacer de forma manual, algo que no está mal si la cantidad de información no es muy alta… pero probablemente necesitarás ayuda de profesionales. Además existen programas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) donde se podrán transformar las imágenes de los documentos a digital y te permitirá crear documentos de texto editables.

Por ejemplo, en Artero Consultores ofrecemos a nuestros clientes una tecnología de digitalización documental en SAP Business One que permite automatizar el procesado de documentos mediante una tecnología que extrae los datos de un documento físico o digital (en pdf) y los procesa desde el ERP generando de manera automática en su propia interfaz el documento correspondiente y enlazándolo con el documento de origen.

Guardar la información

Este paso es fundamental para poder acceder a estos archivos de forma sencilla en el futuro. Para esto será necesaria la organización de los documentos por fechas, temas y con un nombre que indique rápidamente su contenido.

Contrata a expertos en la digitalización documental

Una vez realizado el proceso de digitalización de documentos, necesitarás un gestor que te ayude a organizar, a filtrar y te recomiende un software para gestionar toda la nueva documentación digitalizada en la nube.

Desde Artero Consultores ofrecemos un servicio de asesoramiento integral para definir la estructura tecnológica óptima de cada empresa, dando como resultado una planificación tecnológica diferida en el tiempo que simplifique el proceso de transformación digital de cada empresa.

Utiliza herramientas como SAP Business One

Una buena forma de conseguir la digitalización en pymes es conSAP Business One, una de las herramientas tecnológicas más usadas por empresas en el mundo digital. Nos ocupamos no solo de implantarla y de formar a los trabajadores, sino de seleccionar y personalizar las herramientas que harán que tu empresa mejore rápidamente el rendimiento de sus funciones.

También utilizamos diferentes métodos de captura de imágenes y comunicaciones TWAIN. De este modo, podemos digitalizar albaranes, facturas, pedidos de compra y otros documentos gracias a la digitalización certificada.

¿A qué estás esperando? ¡Escríbenos y digitaliza tu negocio!

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