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––– Soluciones propias

La digitalización de documentos en SAP Business One

El addon de gestión documental permite extraer los datos de un documento en formato digital o físico y generar el documento correspondiente.

Durante los últimos años y de manera acentuada durante la pandemia, nadie pone en duda las ventajas de los procesos digitales sobre todo en los procesos orientados al intercambio de documentación entre interlocutores comercias. No obstante, a pesar del impulso de las organismos públicos y empresas privadas en avanzar en los procesos de la era digital, sigue siendo muy importante el volumen de documentos en papel que se gestionan en las organizaciones tanto públicas como privadas con los consiguientes costes que la gestión que conlleva. Con este objetivo de maximizar el uso de información digital en las empresas, desde ARTERO CONSULTORES ofrecemos a nuestros clientes una tecnologías de digitalización documental en SAP Business One que permite automatizar el procesado de documentos mediante una tecnología asequible económicamente que extrae los datos de un documento físico o digital (en pdf) y los procesa en SAP Business One generando de manera automática en SAP Business One el documento correspondiente y enlazándolo con el documento de origen , ¿quieres descubrir como?

Algunas de las empresas que usan la digitalización SAP B1

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1) Recepción de facturas y extracción de los datos

El proceso se inicia mediante la descarga automática de los archivos adjuntos a los correos recibidos por una empresa y continua con el proceso de extracción de los datos posicionados en las facturas de proveedor, creando como resultado un fichero plano con el contenido de la factura para que sea procesado en SAP Business One.

2) Gestión de plantillas de facturas de proveedor

Aplicando la regla del 80/20 (el 80% de las facturas proceden del 20% de la cantidad total de proveedores) se diseñan las plantillas de las facturas de los principales proveedores de una empresa para garantizar la digitalización de entre el 85 y 90% de las facturas recibidas mensualmente en una organización.

3) Proceso de validación y contabilización a medida

Mediante los criterios incluidos en un algoritmo personalizado para cada empresa, el sistema localiza el documento origen (pedido o entrada de mercancías) en función de los datos extraídos y crear automaticamente la factura de proveedor vinculada al documento origen. El sistema permite el procesado de facturas coincidentes (relación uno a uno), múltiples o de servicios.

Simplifica el proceso de contabilización de facturas de proveedor con SAP Business One

El addon de digitalización documental permite generar de manera automática en SAP Business One las facturas de proveedor recibidas y localizando la entrada de mercancías origen. Además, el sistema deja anexado el documento original del proveedor directamente en SAP pudiendo ser consultado por cualquier usuario con permisos. De manera adicional, esta herramienta complementaria de SAP Business One permite digitalizar albaranes, CMR, pedidos de compra, partes de trabajo y cualquier otro documento de trabajo. Si te encuentras en un proceso de transformación digital y eres usuario de SAP Business One, la digitalización de documentos es un proyecto evolutivo que permite reducir los costes administrativos en cualquier organización y minimizar los errores de gestión. Esta inversión tecnológica aportará grandes beneficios que se convertirán rápidamente en esenciales para tu negocio.

Caso de éxitoBVALVE Flow, Systems & Controls
BVALVE Flow, Systems & Controls

Contabilización automática de facturas de proveedor

El Director de Operaciones de Javier Tortajada nos explica: “Hemos incorporado en SAP Business One una gestión de digitalización documental de facturas de proveedor, que nos ha permitido automatizar el proceso desde la recepción de la factura hasta la creación y contabilización del documento en SAP, disminuyendo de manera sustancial el tiempo de gestión administrativa y en consecuencia, generando un importante ahorro de coste"

Ver caso de éxito
––– FAQ

Preguntas frecuentes

¿Qué funcionalidad incluye el Addon?

¿Qué sucede si un proveedor me cambia el diseño de su factura?

¿Se puede hacer un proceso de digitalización a medida de mi empresa?

¿Permite procesar facturas en formato papel?

¿Quá ahorro supone a mi empresa la utilización de esta herramienta?

¿Qué ocurre si recibo correo SPAM en la dirección de recepción de facturas?

––– Recursos

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización documental?
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Guía para dar tus primeros pasos con SAP
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EDI, digitalización de facturas y firma digital: ¿Qué es cada uno de estos términos?
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