El inventario permanente. Obligaciones, ventajas e inconvenientes 2015 y 2016.

Tenemos un nuevo artículo actualizado con toda la información que busques sobre el inventario permanente y periódico.

Las compañías pueden elegir entre sistemas de inventario permanente o periódico en función de determinadas variables que el presente artículo analiza. Muchos negocios optan en implementar un sistema permanente porque permite tener acceso a cantidades y valores de inventario en tiempo real. Pero sin embargo, existen determinados factores que en caso de no tener previstos pueden generar daños importantes para la empresa.

¿Qué es el inventario permanente y el inventario periódico?

Un sistema de inventario permanente es una serie de procesos contables que permiten determinar el valor y la cantidad de mis existencias en cada momento. Para determinar las cantidades y su valoración se utilizan cuentas contables de variación de existencias (donde se registran fecha de compra, valor de compra, cantidad de compra, fecha de salida, valor de salida y fecha de salida de inventario). El problema radica en la valoración del stock resultante de todos los movimientos puesto que las compras se realizan con diferentes fechas y precios. Para solventar esta situación se utilizan criterios de valoración de stock como el precio medio ponderado, el FIFO, el LIFO etc…

Más sencillo de gestionar resulta el sistema de inventario periódico, que como su nombre indica, la valoración del stock se realiza mediante un control cada determinado tiempo a través de un conteo físico para realizar cierres contables periódicos, lo que se conoce como recuento de inventario.

¿Está mi empresa obligada a trabajar con un sistema de inventario permanente?

En España, una entidad está obligada a trabajar con inventario permanente cuando esté obligada a auditar sus cuentas anuales, es decir, cuando supere los límites establecidos reglamentariamente señalados en el artículo 257 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, Texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

Los límites que suponen la obligación de auditar las cuentas anuales de una empresa, según la normativa mencionada son, que la entidad cumpla durante dos ejercicios consecutivos a la fecha del cierre de cada ejercicio dos de los tres requisitos que se indican a continuación:

– Cuando el total de sus activos superen los 2.850.000 de euros.

– Cuando el importe neto de la cifra de negocios supere las 1.500 UIT

– Cuando el número medio de trabajadores durante el ejercicio supere los 50.

Si tenemos en cuenta los valores de la Unidad Impositiva Tributaria cuyo valor fue de 3.800 en 2.014 y 3.850 en 2.015, las empresas cuya facturación superará los 5.700.000€ durante el año 2.014 deben trabajar con inventario permanente en el año 2.015. A su vez, y según la el actual valor de UIT´s del 2.015 que es de 3.850, en el año 2.016 las empresas cuya facturación en el año 2.015 superé los 5.775.000€ deberán trabajar con un sistema de inventario permanente.

¿Me pueden sancionar si estoy obligado a utilizar el inventario permanente y trabajo con el inventario periódico?

No hay sanción por no llevar el inventario con sistema periódico

En todo caso, si un comerciante está obligado a llevar su inventario por el sistema permanente pero lo lleva por el sistema periódico, en ese caso la DIAN ha dicho que no habría sanción aplicable.

“Como consecuencia de no determinarse el costo por el sistema de inventarios permanente para quienes se encuentren obligados a ello, no se encuentra consagrada en la normatividad tributaria sanción alguna. No obstante, si de la utilización del sistema de juego de inventarios por un contribuyente obligado a determinar el costo de sus activos por el sistema de inventarios permanentes se deriva que los costos declarados son mayores a los que debió solicitar, habrá lugar a la imposición de la sanción por inexactitud equivalente al ciento sesenta por ciento (%) de la diferencia del saldo a pagar o a favor determinado en la liquidación oficial y el declarado por el contribuyente o responsable, como consecuencia de utilizar en las declaraciones tributarias datos equivocados, incompletos o desfigurados”.

Ventajas de la utilización un sistema de inventario permanente

Información fiable y precisa. Un sistema de inventario permanente ofrece una información real y al instante de los valores de stock permitiendo tomar decisiones de calidad basadas en la precisión del dato. Permite tener siempre disponible información actualizada sobre la correspondencia entre el stock de almacén y el inventario teórico.

Control exhaustivo de los costes. El sistema inventario permanente permite conocer el coste de la venta de cada transacción al instante.

Menor y mejor reparto de esfuerzos. Los esfuerzos para controlar el inventario no se centran un uno o varios días sino que se distribuyen a lo largo de todo el año. Esto permite repartir mejor las cargas de trabajo en el almacén y facilita los cierres mensuales, trimestrales o anuales.

Inconvenientes de la utilización un sistema de inventario permanente

Sistema costoso y complejo. Para poder trabajar con inventario permanente es necesario disponer de una herramienta ERP que soporte los movimientos de cada transacción. Este tipo de sistemas suponen una mayor inversión.

La formación. Formar a los empleados para que estén capacitados para gestionar este tipo de herramientas (su manejo supone cambios constantes en la contabilidad general) también supone una inversión.

Sistemas tecnológicos de control de stock. Trabajar con un sistema de inventario permanente fiable requiere de la utilización de sistemas de códigos de barras o TPV que permitan automatizar los movimientos del stock en tiempo real. De poco sirve llevar una contabilización de existencias en tiempo real si los movimientos en el almacén, planta o punto de venta no se actualizan de forma constante en el sistema.

¿Existen herramientas que automaticen está gestión?

No todos los sistemas de gestión permiten trabajar de forma automatizada con esta tipología de contabilización y no es fácil coordinar toda la gestión sin una herramienta que lo soporte. Según nuestra experiencia, SAP Business One es la herramienta que mejor gestiona este tipo de contabilizaciones. El sistema SAP Business One realiza de forma automática los asientos en la cuenta de variación de existencias cuando se genera una alabarán. De esta forma, se evitan desviaciones entre el inventario contable y el real, lo que permite realizar cierres mensuales y controlar así de forma eficiente la empresa.

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