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¿Cuáles son las ventajas de la digitalización documental?

Descubra siete ventajas de la digitalización documental en pymes.
José Pérez Barrozo para www.arteroconsultores.com11/05/2018

La digitalización documental es determinante dentro del proceso de transformación digital de las empresas. Esta inversión tecnológica solo aporta beneficios esenciales para el negocio.


Siete ventajas de la digitalización en pymes

1. Ahorro de espacio. Los archivos y documentos impresos implican una necesidad de almacenaje físico. Gracias a la digitalización, ese espacio puede destinarse a otro fin más necesario, como por ejemplo, la creación de una zona de trabajo más cómoda.

2. Protección de los datos. El soporte en papel es vulnerable ante distintos factores externos que pueden dañar el material. Por ejemplo, el riesgo de humedad o incluso la propia huella del paso del tiempo. El soporte digital protege la información. Podemos observar cómo un libro se deteriora con el paso de los años aunque haya estado muy bien cuidado. Esto mismo ocurre con los archivos en papel.

3. Gestión del tiempo en la consulta de datos. Un archivo físico puede tener el riesgo del desorden o la pérdida de algún documento. En el caso de un archivo online, obtienes el valor de la inmediatez como usuario. Es decir, por medio de una consulta rápida puedes acceder hasta la información exacta. A lo largo de la jornada de trabajo, estas búsquedas son tan frecuentes y necesarias que, al optimizar los tiempos en estas tareas, son muchos los minutos que ganas al final de la jornada.

4. Mejora de la productividad. Gracias a la integración de la tecnología en el proyecto de empresa, el personal adquiere una mayor destreza en la realización de las gestiones al simplificar las búsquedas. Cuando mejora la calidad de vida en el trabajo, incluso el bienestar emocional aumenta.

5. Responsabilidad social corporativa. Una empresa puede mostrar su compromiso social implicándose en causas importantes, como por ejemplo, la sostenibilidad ambiental. La digitalización de documentos propicia este ahorro en el consumo de papel. Además, si se precisa una copia de un documento, siempre se puede imprimir.

6. Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos. Este sistema ofrece medidas de seguridad para filtrar quién tiene acceso a los contenidos.

7. Reciclaje profesional. Gracias a la gestión documental, también se desarrollan competencias tecnológicas. 

Por tanto, la digitalización documental solo trae ventajas a la empresa. Una buena forma de conseguir la digitalización en pymes es con SAP Business One. También utilizamos herramientas de captura de imágenes y comunicaciones TWAIN. De este modo, podemos digitalizar albaranes, facturas, pedidos de compra y otros documentos gracias a la digitalización certificada.

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